Help: guida ai servizi del portale fornitori del Comune di Prato

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Help: guida ai servizi del portale

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Recapiti e contatti della ragioneria comunale: sede, telefoni, orari...

Il Comune di Prato mette a disposizione dei propri fornitori questo portale per cambiare le modalità di interazione e rendere visibile l'iter completo del pagamento di ogni fattura.
Ogni fornitore, accedendo nell’area riservata, può verificare la propria situazione le fatture e i dati personali come l’indirizzo, le modalità di pagamento e le coordinate bancarie, l’indirizzo e-mail e il numero telefonico, e inviare segnalazioni all’ufficio ragioneria..
Fornire l’indirizzo e-mail consente al fornitore di ricevere la notifica in posta elettronica dell’avvenuto recapito delle fatture e del loro pagamento; un servizio analogo è attivabile anche tramite SMS.

04.04.2017 - I documenti cartacei emessi dai soggetti non titolari di partita Iva (prestatori occasionali, associazioni senza partita Iva ecc.) oppure da soggetti non residenti, che non hanno l'obbligo di fatturazione elettronica, dovranno essere inviati direttamente all'ufficio che ha commissionato la prestazione oppure all'ufficio protocollo. Per tutti gli altri casi, secondo il Decreto Ministeriale 55/2013, è obbligatoria l'emissione di fattura elettronica cod ufficio UFQE3T (le fatture difformi saranno rifiutate perchè emesse in violazione di legge).
Maggiori dettagli sulla fatturazione elettronica del Comune di Prato.

Da sapere per utilizzare il servizio
Utente e password
Documenti in archivio
Stato di avanzamento dei documenti (iter)
Come effettuare ricerche in archivio

Da sapere per utilizzare il servizio

Non è possibile modificare direttamente i propri dati. In caso di errori e imprecisioni, ogni fornitore può segnalare eventuali inesattezze/modifiche tramite il form di segnalazione. [FORM]

Ogni fornitore deve fornire il proprio indirizzo di posta elettronica perchè le varie fasi delle pratiche verranno comunicate tramite e-mail.

Arriveranno messaggi di posta elettronica quando:

il documento è pervenuto nel sistema
Il documento si intende pervenuto quando entra nel sistema informatico del Comune di Prato. Dal 1 gennaio 2009 le fatture vengono ricevute presso la Casella postale 268 di Prato, prelevate con cadenza settimanale, sottoposte a scansione ed inserite nel sistema informatico del Comune. Le fatture a questo punto sono nella disponibilità del servizio ordinante che registra in contabilità il documento e , previa verifica sulla correttezza della fornitura o prestazione ricevuta, provvede alla liquidazione, autorizzandone così il pagamento.
viene emesso il mandato di pagamento.
Quando la fattura ha terminato il suo iter di verifica e di liquidazione viene emesso il mandato di pagamento a cura dell’ufficio ragioneria; questo evento è notificato al fornitore tramite e-mail.

Come entrare nel servizio

Accesso con utente e password fornite dal Comune di Prato

Per accedere all'estratto conto fornitori è necessario fornire utente e password, che vengono comunicate dal Comune di Prato ad ogni fornitore.
La password deve essere cambiata al momento del primo accesso e ha validità 6 mesi.

La prima volta che si accede al servizio è necessario leggere ed accettare l'informativa sulla privacy.

Accesso con utente e password di SPID

Puoi entrare nel servizio con SPID, CNS - Carta Nazionale dei Servizi, oppure con una Carta d'Identità Elettronica (CIE) in questo caso devi:

essere in possesso di utente e password di SPID,
oppure essere in possesso di una CNS attivata. Un esempio di CNS è la tessera sanitaria elettronica ed il relativo PIN,
oppure essere in possesso di una Carta d'Identità Elettronica (CIE) e avere un relativo dispositivo di lettura.

Documenti in archivio

L'archivio contiene tutte le fatture, note di credito e altri documenti analoghi a partire dal 1997.
Per le fatture emesse dal 1 gennaio 2009 è presente anche l’immagine del documento cartaceo originale.

L'archivio viene aggiornato quotidianamente con tutte le operazioni e le modifiche inserite dai Servizi Finanziari e dagli altri servizi del Comune di Prato.

Nota: i documenti con mandato di pagamento emesso prima del 2002 hanno l’importo espresso in lire.

Per ogni documento in archivio, sono disponibili:

estremi (numero e codice)
servizio del Comune di Prato che ha in carico il documento
data
importo
stato di avanzamento (iter)
informazioni su ogni mandato di pagamento, in caso di fattura pagata (i mandati possono essere più di uno in caso di pagamenti rateali/ o se gli impegni di spesa afferiscono a diversi capitoli di bilancio)
documento scaricabile in formato PDF (solo per i documenti emessi a partire dal 1 gennaio 2009)

Stato di avanzamento dei documenti (iter)

Le varie fasi dello stato di avanzamento della fattura saranno comunicate al fornitore via e-mail (es: comunicazione avanzamento della procedura, avvenuta ricezione della fattura al Comune e numero del mandato di pagamento). Per questo motivo l'email del fornitore è obbligatoria.

I documenti seguono questo iter:

Fase 1 - Il documento risulta pervenuto
Significa che il documento è stato inserito nel sistema informatico; viene indicata anche la data di ricezione.
Quando la fattura viene spedita per e-mail o posta ordinaria, il documento non risulta ancora "pervenuto": si deve aspettare, infatti, l’inserimento nel sistema informatico. Per i documenti inviati per posta ordinaria, si devono mettere in conto anche i tempi postali.
Quando il documento risulta pervenuto il sistema invia un messaggio di posta elettronica.
Fase 2 - Il documento viene registrato
La fattura è stata registrata nel sistema di contabilità a cura dal servizio comunale interessato.
Fase 3. Il documento viene liquidato
Il servizio comunale interessato, dopo aver verificato la correttezza della prestazione/fornitura, predispone l’atto di liquidazione, con il quale autorizza il servizio ragioneria (al quale l’atto è inoltrato) al pagamento. L'effettivo pagamento richiederà ulteriori giorni necessari alla ragioneria per i dovuti controlli.
Fase 4. Il documento è stato pagato
La ragioneria ha emesso il mandato di pagamento. In caso di pagamenti rateali o frazionati su più impegni, sono presenti più mandati. Per ogni mandato di pagamento sono visibili gli estremi e la data di emissione.
Per questa fase dell’iter, il sistema invia un messaggio di posta elettronica.

Casi particolari

Fattura "non pagabile"
Si tratta di fatture pervenute al sistema informatico ma per le quali non è dovuto il pagamento. Ad esempio posso essere: fatture a copertura di pro-forma; fatture non dovute; fatture emesse a seguito di pagamenti effettuati tramite bollettini (ad esempio per allacciamenti utenze ecc.); fatture errate per le quali è stata emessa una nuova fattura, ecc.

Pagamenti frazionati per la stessa fattura
In alcuni casi, l'importo di una fattura può essere suddiviso in importi minori pagati separatamente per motivi amministrativi (capitoli di Bilancio diversi). In questo caso i pagamenti sono comunque effettuati nella stessa data.

Come effettuare ricerche in archivio

Ogni fornitore può interrogare l'archivio in base a:

fatture pagate, fatture non pagate, fatture pervenute
data del documento (da data a data)
importo del pagamento (da importo ad importo)

Nel form di ricerca è possibile impostare l'ordinamento dei risultati della ricerca in base a:

data documento (dal più recente oppure dal più vecchio)
importo(dal più alto oppure dal più basso)
iter del documento (stato di avanzamento)